Ostatnia aktualizacja: 5 października 2026 r. Dokument przygotowano na podstawie faktycznego kodu strony, wykrytych formularzy i usług zewnętrznych.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest COOLMATES Adrian Białek, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod adresem: ul. Kozielska 5b lok. 12, 44-156 Sierakowice, NIP: 9691680490, REGON: 545442227.
Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem e-mail: biuro@coolmates.pl oraz telefonicznie: +48 735 215 792, +48 515 104 423.
2. Zakres zbieranych danych
Strona zawiera formularz darmowej wyceny oraz formularz kontaktowy CoolMates Care, obsługiwane jako formularze Netlify Forms. Formularze mogą zbierać następujące dane:
- imię i nazwisko,
- numer telefonu,
- adres e-mail,
- adres inwestycji lub miejscowość oraz nazwę firmy albo obiektu,
- typ obiektu,
- wybraną usługę: klimatyzacja, pompa ciepła, wentylacja/rekuperacja, serwis/przegląd, CoolMates Care,
- treść wiadomości i dodatkowe informacje przekazane dobrowolnie,
- informację o zaakceptowaniu klauzuli prywatności.
Na stronie nie wykryto newslettera. Sekcja Kontakt zawiera dane telefoniczne, e-mail oraz mapę obszaru działania, a podstrona CoolMates Care zawiera formularz zapytania o stałą opiekę HVAC.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:
- obsługa zapytania przesłanego przez formularz i przygotowanie wyceny - art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
- kontakt telefoniczny lub mailowy w sprawie zapytania - art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO,
- archiwizacja korespondencji oraz obrona lub dochodzenie roszczeń - art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
- realizacja obowiązków prawnych, podatkowych lub księgowych, jeżeli dojdzie do zawarcia umowy - art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
- obsługa zgód cookies i preferencji prywatności - art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
4. Informacje o formularzach
Formularz darmowej wyceny oraz formularz CoolMates Care działają przez wysłanie danych metodą POST do infrastruktury strony i są oznaczone atrybutem data-netlify="true". Oznacza to, że odbiorcą technicznym danych może być dostawca hostingu/formularzy Netlify, jeżeli formularze Netlify są aktywne w środowisku produkcyjnym.
Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale brak danych oznaczonych jako wymagane może uniemożliwić obsługę zapytania.
5. Newsletter
W kodzie strony nie wykryto formularza newslettera. Administrator nie prowadzi zapisu na newsletter za pośrednictwem tej strony. Jeżeli newsletter zostanie dodany w przyszłości, polityka prywatności powinna zostać zaktualizowana przed jego uruchomieniem.
6. Odbiorcy danych i usługi zewnętrzne
Dane mogą być ujawniane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu strony i obsłudze zapytań, w szczególności dostawcy hostingu, dostawcy formularzy Netlify, dostawcom poczty e-mail, podmiotom księgowym, prawnym lub technicznym, jeżeli jest to niezbędne.
W kodzie strony wykryto następujące usługi zewnętrzne: Google Fonts, Lucide CDN z domeny unpkg.com, mapę Google w sekcji Kontakt oraz Netlify Forms. Nie wykryto Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, YouTube, reCAPTCHA, Hotjar ani Cloudflare jako bezpośrednio załadowanych skryptów strony.
7. Przekazywanie danych poza EOG
Niektóre usługi zewnętrzne, w szczególności Google Fonts, Netlify, unpkg CDN lub Google Maps, mogą wiązać się z przetwarzaniem danych technicznych, takich jak adres IP, przez podmioty spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub z użyciem infrastruktury międzynarodowej. W takim przypadku podstawą transferu powinny być odpowiednie mechanizmy przewidziane w RODO, w tym standardowe klauzule umowne, jeżeli mają zastosowanie.
8. Okres przechowywania danych
Dane z formularza są przechowywane przez okres niezbędny do obsługi zapytania i dalszej korespondencji, a następnie przez okres potrzebny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń. Dane związane z zawartą umową mogą być przechowywane przez okres wymagany przepisami podatkowymi, rachunkowymi lub cywilnymi.
Preferencje cookies zapisane w przeglądarce są przechowywane maksymalnie przez 180 dni, chyba że użytkownik wcześniej je usunie lub zmieni.
9. Prawa użytkownika
Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa: dostępu do danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu, cofnięcia zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne mające na celu ochronę danych przed dostępem osób nieuprawnionych, utratą, zmianą lub nieuprawnionym ujawnieniem. Zakres środków powinien być adekwatny do rodzaju przetwarzanych danych oraz ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych.
11. Zmiany polityki
Polityka może być aktualizowana w przypadku zmian w zakresie usług, formularzy, narzędzi analitycznych, marketingowych, dostawców technologicznych lub przepisów prawa. Aktualna wersja dokumentu jest publikowana na tej podstronie.